Beschaffungsgrundsätze und Verfahren

Beschaffungsgrundsätze Mit Erlass vom 16. Februar 2005 hat das Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes Nordrhein-Westfalen aufgrund mehrerer erfolgter Prüfungen des Beschaffungswesens des Landes durch Unternehmensberater und den Landesrechnungshof die Grundsätze bei der Vergabe von Leistungen nochmals zusammengefasst und die Hochschulen um entsprechende Beachtung gebeten:

1) Im Interesse eines wirtschaftlichen und sparsamen Umgangs mit den Haushaltsmitteln (§§ 7 Abs. 1, 34 Abs. 2 LHO) müssen Beschaffungsmaßnahmen zunächst von den Bedarfsstellen auf ihre Notwendigkeit hin überprüft und gegenüber der Beschaffungsstelle begründet werden. Dazu muss die Beschaffungsstelle über die notwendigen Bestandsdaten (Inventarisierung) verfügen.

2) Die Beschaffungsstelle muss in eigener Zuständigkeit darauf hinwirken, dass Bedarf für einen längeren Zeitraum zusammengefasst und für gleichartige Zwecke auch gleichartige Waren beschafft werden. Dazu sollten Konzepte, aus denen sich eine Nachhaltigkeit/Planbarkeit im Bereich von Neu- bzw. Ersatzbeschaffungen ergibt, erstellt werden. Dies gilt auch für IT-Beschaffungen.

3) Vor der Beschaffung von Geätearten, die bereits vorhanden sind, und von mehreren gleichartigen Geräten muss zunächst geprüft werden, ob durch eine gemeinsame Nutzung vorhandener und/oder anzuschaffender Geräte ein (ggf. teilweiser) Verzicht auf den vorgesehenen Erwerb möglich ist.

4) Die Abwicklung von Beschaffungen - auch im Bereich der Informationstechnologie - muss dem Grundsatz der Aufgabentrennung zwischen Bedarfs- und Beschaffungsstelle entsprechen.

5) Verträge über Lieferungen und Leistungen dürfen grundsätzlich nur nach vorangegangener öffentlicher Ausschreibung geschlossen werden, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen (§ 55 Abs. 1 LHO). Soweit von einer Ausschreibung abgesehen wird, müssen die dafür maßgebenden Gründe eindeutig und nachvollziehbar aktenkundig gemacht werden. Bei der Vergabeenstscheidung sind die maßgebenden Gründe (z.B. die Ergebnisse eines formlosen Preisvergleiches) aktenkundig zu machen. Sofern bestimmte Leistungen nur von einem Anbieter am Markt erhältlich sind, ist dies nachvollziehbar zu dokumentieren.

 

Verfahren
Vergabeverfahren werden zunächst nach dem Beschaffungsgegenstand unterschieden. Es gibt die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB), die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und für alle anderen Lieferungen und Leistungen: die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL). Überwiegend werden an der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg Vergaben nach VOL durchgeführt. Man unterscheidet: EU-Ausschreibungen, Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung und Freihändige Vergabe. Wichtig: Die genannten Vergabeverfahren können nicht beliebig, sondern nur bei Erfüllung der im Vergaberecht verfahrensspezifisch geforderten Voraussetzungen durchgeführt werden.

- EU-Ausschreibungen
EU-Ausschreibungen sind nach einem formstrengen Verfahren bei Vergaben ab einem Schwellenwert von 200.000 € durchzuführen.

- Öffentliche Ausschreibung
Bei einer (nationalen) Öffentlichen Ausschreibung können Bewerber die Verdingungsunterlagen bei der zum Angebot auffordernden Stelle innerhalb der gesetzten Frist beantragen. Ggf. ist die Übersendung der Verdingungsunterlagen an die Bedingung zur Beibringung von Unterlagen (z.B. Referenzen) gebunden. Öffentliche Ausschreibungen der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg werden üblicherweise im Bundesausschreibungsblatt und/oder im Subreport bekannt gemacht.

- Beschränkte Ausschreibung
Bei einer Beschränkten Ausschreibung werden vom Sachgebiet Einkauf nach Marktkenntnis, aus bestehenden eigenen Lieferantendateien und/oder aus externen Datenbanken geeignet erscheinende Bieter ausgesucht und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Gesuche anderer interessierter Firmen auf Aufforderung zur Angebotsabgabe können nach bereits erfolgter Versendung der Aufforderung an den beschränkten Bieterkreis generell nicht berücksichtigt werden. Vor der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe eingehende Gesuche auf Berücksichtigung werden im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen entschieden. Dabei wird die Geeignetheit der Firma zur Ausführung des ausgeschriebenen Zuschlages berücksichtigt und diese mit den bereits ausgewählten bzw. bekannten, potentiellen Bietern verglichen. Einen Anspruch auf Berücksichtigung bei einer beschränkten Ausschreibung gibt es nicht; eine schriftliche Mitteilung über die Nichtberücksichtigung wird nicht erteilt.

Allgemeines zu den formstrengen Verfahren
Bei den vorgenannten Vergabeverfahren handelt es sich um formstrenge Vergabeverfahren, bei den neben den angebotenen Produkten und Dienstleistungen sowie deren Preise, die Vollständigkeit und formale Korrektheit der Angebote/Teilnahmeanträge sowie deren ordnungs- und fristgemäßer Eingang vergabeentscheidend sind.

- Freihändige Vergabe
Die Freihändige Vergabe ist das am wenigsten formgebundene Verfahren. Bei ihm wird, sofern keine begründete Ausschließlichkeit zu Gunsten eines Bieters vorliegt, ebenfalls einem beschränkten Bieterkreis eine Preisanfrage zugesandt. Es können je nach Produktgruppe auch Fax- und E-Mail-Angebote zugelassen werden; der bürokratische Aufwand ist wesentlich geringer. Teilweise muss aber auch hier bei Angebotsabgabe das schriftliche Einverständnis mit den Bedingungen der Preisanfrage abgeben werden. In jedem Fall muss die Angebotsfrist eingehalten werden. Dieses Verfahren wird nur bei Aufträgen bis 10.000 Euro inkl. USt. und besonders begründeten Ausnahmetatbeständen des § 3 Nr. 4 VOL/A durchgeführt.

 

Interessante Links
- Internetseiten des Landes Nordrhein-Westfalen zum Öffentlichen Auftragswesen http://www.vergabe.nrw.de/index.html
- Leitprojekt der Landesregierung NRW "d-nrw" http://www.d-nrw.de
- Koordinierungsstelle für Informations- und Kommunikationstechnik in den Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen http://www.iuk-nrw.de