Team Organisation und Planung im ITS

Titelseite des Jahresbericht aus dem Jahr 2020 innerhalb des ITS

Jahresbericht ITS

Das Team Organisation und Planung im ITS informiert mit seinen jährlichen Berichten interne und externe Stakeholder über die Themen und Herausforderungen der zentralen IT in der Hochschule. Das Tagesgeschäft des ITS sichert die Arbeitsfähigkeit der Studierenden und Mitarbeiter. Projekte wie der Student-Life-Cycle mit dem System HISinONE oder die Migration von DIAS sowie viele weitere große und kleinere Projekte haben das Ziel, die zentrale IT-Infrastruktur zukunftsfähig zu konzipieren, zu entwickeln und zu betreiben.

 

DSGVO Tafel Checkliste

Umsetzung der DSGVO

Im Bereich Datenschutz arbeitet das Team DSGVO mit den einzelnen Gliederungen in der Hochschule sowie dem Datenschutzbeauftragten und dem Justiziariat eng zusammen. Das Team Organisation und Planung unterstützt bei den umfangreichen Dokumentationspflichten: Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM), Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) sind Bestandteile, die essenziel für den Datenschutz sind. Mithilfe des Datenschutzmanagementsystems otris privacy wurden Verarbeitungen dokumentiert, analysiert und kontrolliert. Der Erfolg des Projektes lässt sich in Zahlen wiederspiegeln (Stand März 2022):  95 Verarbeitungen, 46 Unternehmensprüfungen, 49 Dienstleister inkl. zugehöriger Verarbeitungsverträge. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: dsgvo@h-brs.de

 

Der Fingerabdruck soll in Verbindung gebracht werden mit den Nutzerzertifikaten und der digitalen Signatur

Digitale Signatur und Verschlüsselung

Nutzerzertifikate ermöglichen einen sicheren und vertraulichen Austausch von E-Mails. Durch die Signatur wird die Authentizität des Absenders bestätigt. Eine zusätzliche Verschlüsselung der E-Mail ist bei sensiblen und vertraulichen Daten empfehlenswert. 

Das Team Organisation und Planung unterstützt bei dem Ausrollen der Nutzerzertifikate in der Hochschule. Das Präsidium und die Dezernate sind bereits verifiziert. Durch individuelle Terminkoordination, detaillierte Anleitungen, FAQ und Video Tutorials konnte eine hohe Zufriedenheit erlangt werden. Das Projekt geht sukzessive in den Regelbetrieb über. Die Fachbereiche und Institute werden im Regelbetrieb bei der Verifizierung folgen. Bei Fragen oder Anregungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: pki.teilnehmerservice@h-brs.de

 

Darstellung der Barrierefreiheit in verschiedenen Formen
Barrierefreiheit

Barrierefreie IT

Barrierefreiheit ist ein wichtiger Teil unserer Gesellschaft geworden. Damit jeder Mensch die gleichen Chancen hat, gestaltet die Hochschule alle Webseiten sowie Dokumente barrierefrei, um Menschen mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten eine einwandfreie Nutzung der IT zu gewährleisten. Die Hochschule setzt damit die Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates um.

Weitere Informationen zum Thema Barrierefreiheit finden Sie auf der Hochschulwebsite.

Anregungen und Verbesserungsvorschläge für die ITS Webseite nimmt der ServicePoint des ITS gerne entgegen.

 

Grafik Mast mit Pfeilen mit der Aufschrift Links, Keyword, SEO, Optimize, Tags, Titles
Öffentlichkeitsarbeit

Öffentlichkeitsarbeit

Die Öffentlichkeitsarbeit im Institut für IT-Service wird mithilfe verschiedener Kanäle hochschulweit durchgeführt. Ein Kanal sind die Bildschirme auf der Hochschulstraße, welche mit eigens produziertem Content bespielt werden. Die Webseite des Instituts für IT-Service ist ein weiterer Kanal, auf dem Informationen für Studierende und Beschäftigte der Hochschule bereitgestellt werden. Auch der Newsletter Wissenswert wird als Kanal zur Verbreitung von Informationen über Neuerungen und Meilensteine genutzt. Jedes Jahr veröffentlicht das Institut für IT-Service einen Jahresbericht, der die laufenden Herausforderungen und Projekte des ITS während des Berichtsjahrs darstellt. Ziel der Öffentlichkeitsarbeit ist eine hochschulweite Abdeckung von relevanten Informationen für alle Angehörigen der Hochschule, Kooperationspartner sowie die interessierte Öffentlichkeit.

 

Grafik Excel Tabelle mit Zahlen und Grafiken
Finanz- und Ressourcenplanung

Finanz- und Ressourcenplanung

Die Finanz- und Ressourcenplanung des Instituts für IT-Service findet in enger Abstimmung mit den Dezernaten 1- Liegenschaftsmanagement, Dezernat 2- Personal und Recht, Dezernat 3- Einkauf und Finanzen, Dezernat 4- Hochschulplanung und Controlling statt. Das Institut für IT-Service ist in verschiedenen Arbeitsgruppen der Hochschule vertreten. In der Finanz- und Ressourcenplanung werden die Einnahmen und Ausgaben des ITS geplant und kontrolliert.  Investitionen in zukünftige Projekte und Ressourcen (Raum- und Personalplanung) werden berücksichtigt. 

 

Schwarzes Banner mit Schriftzügen Arbeitsschutz in gelber Schrift, weitere Schriftzüge in weißer Schrift, unter anderem: Gesundheit, Gefahr, Arbeitsplatz, Vorschriften
Arbeitsschutz

Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz im ITS

Das zentrale Thema des Arbeitsschutzes war in den vergangenen zwei Jahren die fortschreitende Corona-Pandemie. Alle Mitglieder der Hochschule mussten sich an die vorgeschriebenen Verhaltensregeln, das geltenden Hygienekonzept sowie die AHA+L Regeln halten. Während viele Kollegen im Homeoffice arbeiten und sich schützen konnten, mussten im ITS viele Services vor Ort sichergestellt werden. Insbesondere auch im Kundenkontakt und bei dem Bürobelegung wurde auf die strenge Einhaltung der Präventionsregeln geachtet.

Über das Thema der Pandemie hinaus widmet sich der Arbeitsschutz im ITS Themen wie der Ersten-Hilfe, dem Brandschutz oder der Ergonomie. Die Mitarbeiter werden in diesen Themengebieten regelmäßig unterwiesen.

 

Abgeschlossene Projekte 

Festnetztelefon auf einem Schreibtisch

Austausch der Telefone

Das Team Telefonie wurde beim Austausch der alten Telefone in Sankt Augustin und Rheinbach tatkräftig unterstützt. Es wurden ca. 550 Telefone ausgetauscht. Dabei wurde jedes Telefon eingerichtet, einem Mitarbeiter zugeordnet, konfiguriert und anschließend systematisch sortiert und dokumentiert. Die Inbetriebnahme erfolgte bei den Mitarbeitenden vor Ort.

 

Studentische Hilfskräfte 

(v.l. Julian Rapoport, Marie Weigmann, Diana Tschebotarew, Gereon Klein)