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Datenschutzerklärung Webex

Datenschutzerklärung: Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen mit dem Videokonferenztool Webex an der H-BRS
  1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Hochschule Bonn-Rhein-Sieg Der Präsident

Grantham-Allee 20

53757 Sankt Augustin

Telefon: +49 2241 865 0

E-Mail: praesident@h-brs.de (link sends e-mail)

 

 

  1. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Datenschutzbeauftragter der H-BRS Grantham-Allee 20

53757 Sankt Augustin

E-Mail: datenschutzbeauftragte@h-brs.de (link sends e-mail)

 

 

  1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung des Videokonferenztools WebEx an der H-BRS sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Das Dokument wird fortlaufend aktualisiert, soweit sich Änderungen ergeben.

Wir betrachten es als unsere vorrangige Aufgabe, die Vertraulichkeit der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zu wahren und diese vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Deshalb wenden wir äußerste Sorgfalt und modernste Sicherheitsstandards an, um einen maximalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Insbesondere verarbeiten wird personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung der gewünschten Funktion im Rahmen der Nutzung erforderlich ist.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegen wir den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Regelungen des Landesdatenschutzgesetztes NRW. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

 

 

  1. Gültigkeit

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Beteiligten (Gastgeber und TeilnehmerInnen) von WebEx-Videokonferenzen an der H-BRS.

 

  1. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung von Videokonferenzen im Rahmen der Kernaufgaben Lehre, Forschung und Transfer sowie der weiteren Dienstgeschäfte der H-BRS und setzen dazu das Videokonferenztool WebEx der Firma Cisco Systems ein.

Zweck der Lehre via Videokonferenz ist die Förderung der wissenschaftlichen Lehre u.a. auch das wissenschaftliche Gespräch, Interaktion und aktive Teilnahme der Studierenden.

Der Einsatz erfolgt, um Mitgliedern und Gästen die virtuelle Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Dienstbesprechungen, Gremiensitzungen, Arbeitsgruppensitzungen sowie weiteren Veranstaltungen der Hochschule zu ermöglichen.

In der Lehre erfolgt der Einsatz sowohl im Rahmen der Durchführung synchroner Lehrveranstaltungen als auch bei der Durchführung von mündlichen Online-Prüfungen via Videokonferenz. Dabei werden die TeilnehmerInnen (Mitarbeitende, Studierende, Lehrende, ggf. Gäste) untereinander via Audio und ggf. Video verbunden.

Zusätzlich ermöglicht die Software unter anderem das Teilen von Bildschirminhalten und beinhaltet eine Aufzeichnungs- und Chatfunktion. Im Falle von mündlichen Online-Prüfungen erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Videokonferenz.

 

  1. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten und Lehrbeauftragten der H-BRS zur Erfüllung von Dienstaufgaben ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit dem Landesdatenschutzgesetz NRW.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Studierenden der H-BRS im Rahmen der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO mit in Verbindung mit Ziffer 4.8 . sowie 5.4. und 5.3.4. der Regelungen des Präsidiums der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg zur Bewältigung der durch die Coronavirus-SARS-CoV-2- Epidemie gestellten Herausforderungen in Studium und Lehre.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Studierenden der H-BRS im Rahmen der Aufzeichnung von Lehrveranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a, Art 7 DSGVO in Verbindung mit Ziffer 4.9. der Regelungen des Präsidiums der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg zur Bewältigung der durch die Coronavirus-SARS-CoV-2-Epidemie gestellten Herausforderungen in Studium und Lehre.

Studierende haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung zur Aufzeichnung einer Lehrveranstaltung jederzeit gegenüber dem verantwortlichen Lehrenden zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

 

  1. Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung der Dienste von Cisco WebEx erheben wir personenbezogene Daten, die für Durchführung von Videokonferenzen erforderlich sind. Um die Software nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten benötigt:

  • Nachname
  • Vorname
  • E-Mailadresse

 

Abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalten kann darüber hinaus eine Verarbeitung der folgenden weiteren personenbezogenen Daten durch WebEx erfolgen:

Benutzerdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild (nicht verpflichtend)

Meeting-Informationen: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware- Informationen, z.B. Browser

Übertragungsdaten: Das übertragene Audiosignal, ggf. das übertragene Bildsignal der TeilnehmerInnen, ggf. übertragene Präsentationsdaten bei der Nutzung der Screen-Sharing Funktion. Im Falle der Aufzeichnung von Videokonferenzen zudem eine MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen.

Die Software bietet auch die Möglichkeit zur Einwahl mit dem Telefon. In diesen Fällen werden übertragen: eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit der Einwahl, ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.

Um an einem Online-Meeting teilnehmen zu können bzw. um den Meeting-Raum betreten zu können, ist mindestens die Angabe eines Namens (ggf. Pseudonym) erforderlich. Bei der Anmeldung über einen H-BRS WebEx-Account, werden automatisch Name und E-Mailadresse des H-BRS-Accounts verwendet.

Hinweise zur Verarbeitung von Cookies im Rahmen der Nutzung des Videokonferenzdienstes von Cisco WebEx sind hier veröffentlicht: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy- full.html

 

 

  1. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten bei der Durchführung von Videokonferenzen mit der Software ist insbesondere das Unternehmen Cisco WebEx (früher WebEx Communications Inc.).

Die von WebEx angebotenen Dienste werden insgesamt von Cisco Systems als Software as a Service (SaaS) erbracht und sind Teil des Cisco Collaboration Portfolios.

Die Datenschutzhinweise von Cisco sind hier https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy- full.html sowie hier WebEx Meetings Privacy Data Sheet veröffentlicht.

Die Vorkehrungen zur Datensicherheit sowie nachgewiesene Zertifizierungen sind hier veröffentlicht: https://trustportal.cisco.com.

Eine Datenübermittlung in Drittländer ist möglich. Der Zugriff des Dienstleisters auf Videoinhalte ist dabei aber ausgeschlossen, da diese verschlüsselt übertragen werden. Die Weitergabe von Daten erfolgt zudem nur in den Fällen, in denen eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die Vertraulichkeit wird gewahrt.

Neben Cisco WebEx erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Rahmen der Videokonferenz Daten, wie z.B. den Teilnehmernamen oder das übertragene Video- und Audiosignal.

 

 

  1. Dauer der Speicherung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nur solange diese für die Nutzung der Funktionalität erforderlich ist, d.h. die webexbezogenen Daten von durchgeführten Videokonferenzen werden nach Beendigung der Videokonferenz gelöscht. Die erforderlichen Account-Daten zur Nutzung von Webex werden bei Beschäftigten und Lehrbeauftragten der H-

 

BRS für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses bzw. der Beauftragung gespeichert. Studierende der H-BRS entscheiden selbst darüber, ob ein H-BRS-Webex-Account eingerichtet wird; ihre Account-Daten werden ab dem Zeitpunkt der Anmeldung für die Dauer Ihres Studiums sowie sechs Monate darüber hinaus bzw. bis zum Zeitpunkt der Abmeldung gespeichert.

 

  1. Rechte der betroffenen Person

Es besteht unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

In Fällen, in denen von dem vorgenannten Rechten Gebrauch gemacht wird, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Zudem besteht ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW

Landesbeauftrage für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Telefon: +49 (0)211 38424-0

Telefax: +49 (0)211 38424-10

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de (link sends e-mail)

 

 

 

 

Stand: 10.09.2021