Stabsstelle Kommunikation und Marketing
Caroline Jahn: „Mein Job: Erinnerungen schaffen und Menschen glücklich machen“
Denn natürlich gab es ordnende Hände hinter und während dieser Großveranstaltung, und die entscheidenden davon gehören Caroline Jahn, in der Stabsstelle Kommunikation und Marketing zuständig für Eventmanagement. Die große Abschlussfeier ist so etwas wie ihr Meisterstück im Veranstaltungskalender der Hochschule, allerdings eins, das - anders als im Handwerk - jedes Jahr aufs Neue ansteht. „Ein Rädchen muss ins andere greifen“, ist ihre Erfahrung und zugleich ihr Credo bei Veranstaltungen dieser Größenordnung.
Als sie im April 2013 an die Hochschule kam, sah es mit Erfahrungswerten zur großen Abschlussfeier noch anders aus: es gab nicht wirklich welche. „Niemand konnte mir genau sagen, wie das geht“, blickt Caroline Jahn zurück. Es gab zu der Zeit kein Veranstaltungsmanagement und die Stabsstelle war gerade dabei, sich unter neuer Leitung neu aufzustellen. Also hieß es für die frisch eingestellte Beschäftigte, schnell zu lernen, wie die Abschlussfeier zu organisieren ist, wie die Hochschule funktioniert und dabei pragmatisch zu handeln. Denn sehr viel Vorbereitungszeit blieb nicht bis zu der Großveranstaltung mit seinerzeit schon mehr als 1000 Gästen.
Geholfen hat ihr dabei die Berufspraxis aus einer Branche, die ganz anders gestrickt ist, aber in der es sehr rasant zuging. Bevor sie an die Hochschule kam, war Caroline Jahn persönliche Assistentin von Reiner „Calli“ Calmund. Für die Fußball-Legende hat sie Veranstaltungen koordniniert, zum Beispiel Fernsehauftritte, Lesungen und Vorträge. Durch den turbulenten Management-Job hat sie nicht nur alle Stadien im Land und zahllose Hotels kennengelernt, sondern auch die Welt der Promis. „Es war spannend, diese ganzen Leute zu treffen“, sagt sie heute, „aber auch eine total verrückte Zeit.“
Für die Zeit danach sollte es sich als sehr nützlich erweisen, dass sie sich während der Tour-Jahre mit Reiner Calmund sehr viel abschauen konnte von den Veranstaltungsmanagerinnen und -managern, mit denen sie zu tun hatte. Mitgenommen hat sie aus den drei Jahren auch die Zuversicht, sich „jeder Herausforderung stellen zu können“.
Die Kinderuni ist ihr ans Herz gewachsen
In ihrem ersten Jahr an der Hochschule blieb es nicht bei der Abschlussfeier als Projekt, schnell kamen weitere Veranstaltungen und neue Formate hinzu, die Kinderuni zum Beispiel und der „Tag der Forschung“. Die Kinderuni gibt es bis heute, es ist ein sehr erfolgreiches Angebot, bei dem die Nachfrage immer größer ist als die Zahl der verfügbaren Plätze. In den ersten Jahren hat die H-BRS die Kinderuni zusammen mit der Alanus-Hochschule und später auch mit den Steyler Missionaren auf die Beine gestellt, seit 2020 macht es die H-BRS alleine. Das Format sei ihr besonders ans Herz gewachsen, nicht nur, weil sie selbst Mutter ist, sagt Caroline Jahn. Wegen der Kinder, die so begeisterungsfähig sind, aber auch wegen der Dozentinnen und Dozenten. „Es macht Spaß, sie in dieser anderen Rolle zu erleben. So, als würden sie nie etwas anderes machen.“
Ohne Planung geht nichts
Es versteht sich, dass das Programm der Kinderuni für 2026 schon durchgeplant ist. Planung ist etwas, ohne das die Arbeit von Caroline Jahn nicht denkbar ist. Alles, was in ihrem Einflussbereich liegt, bereitet sie vor, so detailliert, wie es nur geht. Das gilt für die einzelnen Vorlesungen der Kinderuni mit 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmern ebenso wie für die große Abschlussfeier im Telekom Dome mit 2800 Gästen (oder im Jahr 2022 sogar fast 4.000) und sehr vielen Beteiligten auf der Bühne und hinter den Kulissen.
Für die Abschlussfeier beginnt sie mit der Organisationsarbeit ein Jahr vorher, und bis zum Veranstaltungstag hat sie ihre To-dos. Sie ist überzeugt, dass sie ihre Arbeit zu 100 Prozent machen muss, denn „man sieht es, wenn etwas nicht läuft.“ Deswegen das Bild von den Rädchen, die ineinandergreifen müssen. Und das kann dann so weit gehen, dass sie den Blumenschmuck auf der Bühne kurzerhand noch einmal anders arrangiert, bevor es losgeht, damit die schöneren Blüten vorne sind. Dabei ist ihr bewusst, dass sich nicht alles planen lässt und unerwartete Dinge passieren können. Aber ihre bis ins Detail vorbereiteten Zeitpläne und Abläufe verschaffen ihr die Gelassenheit, nichts vergessen zu haben, sodass sie am Morgen des Veranstaltungstages sagen kann: „Es wird gut werden.“ Und das ist es, sagt sie, was den Spaß an ihrer Arbeit ausmache: „Menschen glücklich machen.“
Text: Martin J. Schulz
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