Internal Compliance Programm (ICP)

Ein ICP umfasst insbesondere klare Zuständigkeiten, Prüf- und Freigabeprozesse sowie Maßnahmen zur Sensibilisierung und Dokumentation. Ziel ist es, exportkontrollrechtliche Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und angemessen zu steuern.

Eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines ICP besteht grundsätzlich nicht. Gleichwohl können sich aus den allgemeinen Organisations- und Sorgfaltspflichten sowie aus den Anforderungen des Außenwirtschaftsrechts entsprechende organisatorische Pflichten ergeben. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) empfiehlt Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilnehmen, ausdrücklich die Einrichtung eines wirksamen innerbetrieblichen Exportkontrollsystems.

Auch für Hochschulen ist ein strukturiertes ICP ein wichtiges Instrument, um exportkontrollrechtliche Anforderungen verlässlich und nachvollziehbar in Forschung, Lehre, Verwaltung und internationalen Kooperationen umzusetzen.

In der Präsidiumssitzung vom 18. Februar 2020, beschloss das Präsidium den Aufbau eines Internal Compliance Programm (ICP). Dieses enthält folgenden Kriterien⁵:

1. Bekenntnis der Hochschulleitung zu den Zielen der Exportkontrolle
2. Risikoanalyse
3. Aufbauorganisation – Verteilung von Zuständigkeiten
4. Personelle und technische Mittel sowie sonstige Arbeitsmittel
5. Ablauforganisation – Arbeitsprozesse
6. Führen von Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Unterlagen
7. Personalauswahl, Schulungen und Sensibilisierungen
8. Prozessbezogene Kontrollen / Systembezogene Kontrollen (ICP-Audit) / Korrekturmaßnahmen / Hinweisgebersystem
9. Physische und technische Sicherheit

_{¹  BAFA; Merkblatt „Firmeninterne Exportkontrolle“, Stand März 2018, S. 4}

_{² § 130 OWiG}

_{³ § 43 GmbHG}

_{⁴ § 8 Abs. 2 AWG}

_{⁵ in Anlehnung an das Merkblatt „Exportkontrolle“ des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle}