Musterdokument: Datenschutzerklärung (Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO)

Teaserbild: Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO

Eine Datenschutzerklärung dient dazu, betroffene Personen gemäß Art. 13 DSGVO transparent über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Sie wird eingesetzt, wenn Daten direkt bei der betroffenen Person erhoben werden (z. B. bei Formularen, Umfragen oder Anmeldungen).

Wozu ist dieses Dokument gedacht?

Dieses Dokument dient dazu, die gesetzliche Informationspflicht gegenüber Personen zu erfüllen, deren Daten Sie erheben. Es ist das zentrale Transparenz-Instrument des Datenschutzes.

Zweck: Den Betroffenen wird erklärt, wer ihre Daten verarbeitet, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte sie haben.
Zielgruppe: Forschende, Lehrende und Organisationseinheiten der H-BRS, die Daten (z. B. via Online-Befragung, Anmeldeformulare oder Interviews) erheben.

Wann setze ich dieses Muster ein?

Die Datenschutzerklärung kommt immer dann zum Einsatz, wenn personenbezogene Daten erhoben werden.

Anwendungsszenarien: Online-Befragungen, Registrierungen für Veranstaltungen, wissenschaftliche Studien oder bei der Nutzung von Cloud-Tools.
Wichtige Abgrenzung: Dieses Dokument informiert lediglich. In vielen Fällen (insbesondere in der Forschung) benötigen Sie zusätzlich eine aktive Einwilligungserklärung der Teilnehmenden.

Was muss ich individuell anpassen?

Das Muster enthält in eckigen Klammern platzhalter, die zwingend auf Ihr Vorhaben zugeschnitten werden müssen:

Gegenstand der Verarbeitung: Konkretisieren Sie im ersten Abschnitt, ob es sich um eine Befragung, ein Projekt oder eine Anmeldung handelt.
Rechtsgrundlage: Wählen Sie die passende Basis (z. B. Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Speicherdauer: Definieren Sie genau, wie lange die Daten aufbewahrt werden (z. B. „10 Jahre nach Abschluss der Studie“ bei Drittmittelprojekten).
Drittlandtransfer: Falls Tools wie Zoom oder Microsoft-Dienste genutzt werden, müssen die entsprechenden Abschnitte zu Cloud-Anbietern und Restrisiken ergänzt werden.

Wichtige Anwendungshinweise

Zeitpunkt: Die Information muss den Betroffenen zum Zeitpunkt der Datenerhebung zur Verfügung gestellt werden (z. B. als erste Seite einer Online-Umfrage).
Verantwortlichkeit: Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg bleibt die verantwortliche Stelle. Ändern Sie die Anschrift der Hochschule im Muster nicht ab, sondern ergänzen Sie lediglich Ihren Fachbereich/Ihr Projekt als Ansprechpartner.
Kombination: In Forschungsprojekten sollte dieses Blatt immer zusammen mit der Einwilligungserklärung ausgehändigt werden.

Download Muster-Datenschutzerklärung (Word-Datei)