Dias-System der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Das DIAS-System (Daten-, Informations- und Ablagesystem) ist ein inhouse entwickeltes System der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg zum gesteuerten Datentransport, zur Datenverarbeitung und zur Datenspeicherung. DIAS ist seit März 2000 im produktiven Betrieb. Seit Anfang 2003 besteht eine Kooperation mit der Hochschule Dortmund mit dem Ziel, DIAS dort einzuführen und neu entwickelte Workflows gegenseitig auszutauschen.

Login: DIAS

Durch den Einsatz von DIAS werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Prozesse entlastet. Vorgänge wie z.B. der Urlaubsantrag oder die Büromaterialbestellung gehen schneller und papierlos vonstatten. Die Transparenz sorgt für Informations- und Kontrollmöglichkeiten durch die Initiatorin/den Initiator und ermöglicht damit auch das Erkennen von Schwachstellen und deren Behebung.

Formulare für Mitarbeiter und die Telefonliste

Die Telefonliste finden Mitarbeiter in DIAS unter "Weitere Funktionen"/Formulare/Anträge/ZIT.

Unter anderem lassen sich die folgenden Vorgänge mit DIAS abwickeln:

TB-Listen

Dozenten können Teilnahmebescheinigungen zum Beispiel aus Excel oder Word importieren und an das Prüfungsamt weitergeben. Hier erfolgt die automatische Verbuchung.

Notenliste

Notenlisten werden im Prüfungsamt erstellt und an die zuständigen Professoren und Fachbereichssekretariate weitergeleitet. Hier können dann Listen zum Beispiel zur Anwesenheitskontrolle ausgedruckt werden. Zudem ist auch der Im- und Export der Daten nach Excel möglich. Mit Noten ausgefüllte Listen werden dann zum Prüfungsamt zurückgegeben, wo dann der Import der Daten nach HIS-POS erfolgt.

Prüfungsplan

Prüfungspläne können über diesen Workflow aus den Fachbereichen an das Prüfungsamt übermittelt werden. Hier erfolgt dann der Import der Daten in HIS-POS. Während und nach der Prüfungsanmeldung stehen dann dem Fachbereich über diesen Workflow die aktuellen Anmeldezahlen zur Verfügung.

Raumbuchung-Besprechungsräume

Dieser Workflow dient dazu die Räume der Hochschule effizient zu nutzen. Die einzelnen Mitarbeiter können mit Hilfe dieses Antrags sowohl Räume ihrer Abteilung als auch die Räume anderer Dezernate oder Fachbereiche buchen.

Selbstfahrerfahrzeuge-Buchung

Die Hochschule verfügt über einen Pool von mehreren Fahrzeugen. Dieser Workflow dient dazu, die Fahrzeuge effizient zu nutzen. Die einzelnen Mitarbeiter können mit Hilfe dieses Antrags die einzelnen Fahrzeuge buchen.

Büromaterial

Unter diesem Oberbegriff Büromaterial zusammengefasst gibt es mehrere Workflows, die dazu dienen, die Büromateriallisten im DIAS zu pflegen und Büromaterialien zu bestellen. Bestellungen der Mitarbeiter werden dann nach Lieferanten aufgeteilt und an diese übermittelt.

Helpdesk

Bei EDV-Problemen von Mitarbeitern steuert dieser Workflow die Auftragsannahme, die Verteilung des Vorgangs auf die zuständigen EDV-Stellen, die Terminverwaltung und die Benachrichtigung des Mitarbeiter über den Lösungsfortschritt.

Senatsdokumente

Senatsdokumente stehen sowohl für Mitarbeiter als auch für Studierende bereit.

Statistiken

Für berechtigte Personen ist hier der Zugriff auf Studierendenstatistiken möglich.

Notenspiegel

Studierende der Hochschule können sich über den an die Studierenden gerichteten Teil des Workflowsystems SIS (Studierenden Informations-System) ihren aktuellen Notenspiegel abrufen. Angeboten wird sowohl eine Sicht nur mit bestandenen Prüfungen als auch einen Überblick über den gesamten Studienverlauf.

Prüfungsanmeldung

Die Anmeldung zu den meisten Prüfungen an der Hochschule sind inzwischen online möglich. In der neusten Version erhalten die Studierenden hier einen auf sie persönlich zugeschnittenen Überblick, welche Prüfungen zu einem bestimmten Semester anstehen sowie welche Vorleistungen für eine Prüfung erbracht werden müssen beziehungsweise schon erbracht worden sind.

Anmeldung zu Wahlpflichtfächern, Praktika und Sprachkursen

Verantwortliche in den Fachbereichen stellen über einen Workflow den Studierenden Anmeldemöglichkeit und Informationen zu einem Kurs oder Praktikum zur Verfügung. Während und nach der Anmeldezeit können dann über diesen Workflow die Anmeldedaten abgerufen werden. Alternativ stehen diese Informationen auch direkt dem Dozenten zur Verfügung.

Je nach Bereich können auch verschiedene Anmeldebeschränkungen, wie zum Beispiel begrenzte Platzzahl oder die Anmeldung nur für einen Teil aus einer Gruppe von Möglichkeiten eingegeben werden.

Mailinglisten

Über einen Workflow können Fachbereichsmitarbeiter Mailverteiler auf dem Studierendenmailserver erstellen und pflegen. Studierende können sich dann für diese Verteiler ein- und austragen.

Unternehmenstag

In der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg wird jedes Jahr ein Unternehmertag veranstaltet, bei dem sich die verschiedenen Unternehmen der Region vorstellen. Dies dient der Kommunikation zwischen Studierenden und Unternehmen.

IT Tagung

Bei der Planung zur IT-Tagung wirken verschiedene Abteilungen mit. Um die Vorbereitung der IT Tagung so effizient wie möglich zu gestalten, wurde dieser Workflow entwickelt.

Wahl

Zur Unterstützung der Wahlvorbereitungen.

Freizeitausgleich / Zeitkorrektur

Dieser Workflow dient den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dazu, Anträge auf Freizeitausgleich oder Zeitkorrektur zu stellen, die dann nach der Genehmigung durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten von der Personalabteilung verbucht werden.

Dienstreiseantrag

Jede Dienstreise muss zunächst von der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten genehmigt werden, und es muss geprüft werden, ob genügend Mittel zur Verfügung stehen. Dieser Prozessablauf wurde im Workflow Dienstreiseantrag abgebildet.

Reisekostenabrechnung

Dieser Workflow dient dazu, die Reisekostenabrechnung zu erstellen. Er kann entweder durch einen Fortbildungsantrag oder einen Dienstreiseantrag angestossen werden, wodurch dann schon alle Daten des anstossenden Antrags übernommen werden, oder aber er wird von der Antragstellerin/dem Antragsteller selbst aufgerufen.

Abwesenheitskalender

Aus den Workflows Urlaubsantrag, Freizeitausgleich und Dienstreiseantrag werden Daten für einen Abwesenheitskalender übermittelt. Für jede Organisationseinheit ist bestimmbar ob und für wen welche Daten sichtbar sind. Üblich ist, dass Abwesenheiten nur innerhalb einer Organistationseinheit gesehen werden können, und dass nur die Leitung einer Organisationseinheit sieht, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt. Diese Daten werden nach einer einstellbaren Frist gelöscht.

Exkursionsantrag

Um einen Exkursionsantrag zu stellen.

Intensiv-Sprachkurs

Bei der Vorbereitung der Intensiv-Sprachkurse wirken sowohl das Sprachenzentrum als auch das Studierendensekretariat und das Sachgebiet Finanzen mit. Um diesen Ablauf effizienter zu gestalten und zu koordinieren, wurde dieser Workflow entwickelt.

Sprachprüfung DSH

Bei der Vorbereitung der Sprachprüfungen DSH wirken sowohl das Sprachenzentrum als auch das Studierendensekretariat und das Sachgebiet Finanzen mit. Um diesen Ablauf effizienter zu gestalten und zu koordinieren wurde dieser Workflow entwickelt.

Prüfungsordnung

Dieser Workflow koordiniert die Abstimmung über eine Prüfungsordnungen zwischen Fachbereich und Verwaltung.

Laufzettel

Zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters in der Hochschule wird dieser Workflow gestartet, der alle Bereiche der Verwaltung, die für die Einrichtung des neuen Mitarbeiters tätig werden müssen, benachrichtigt.

Stellenausschreibung

Mit diesem Workflow werden Stellenausschreibungen der Hochschule auf deren Internetseite gestellt.

Immatrikulation

Dieser Workflow organisiert Dienste für die Studierende nach deren Immatrikulation. Dazu gehört z.B. das Ausdrucken eines Studierendenausweises, die Bereitstellung spezifischer Daten für die Fachbereichsadministratoren und die Bibliothek, und das Anlegen von Email- und Einwahlaccount. Geplant sind in Kürze Workflows zu Namensänderung, Studiengangswechsel und Exmatrikulation.

Studierendenausweis

Für jeden Studierenden können hier die ausgegeben Ausweise nachgeprüft und bei Verlust ein neuer Ausweis erstellt werden. Die neuen Ausweisdaten stehen dann automatisiert für Bibliothek und Schrankenanlage zur Verfügung.

Urlaubsantrag

Mitarbeiter können mit Hilfe dieses Workflows ihre Urlaubsanträge stellen.

Dez3-Forum

Diskussionsforum für Dezernat 3.

DR-Thema

Um Themen der Dezernatsrunden zu besprechen.

Kopiererabrechnung

Kopierdaten aus den Kopierern der Hochschule werden abgerufen und Kostenstellen zugeordnet. Abrechnungen über verschiedene Zeiträume können zusammengestellt und ausgedruckt werden.